加强中小企业信息化风险防范

清华大学经济管理学院 刘皓杰   2018-06-23 09:38:22

中小企业在我国国民经济中占有重要位置,是国民经济发展的重要支持力量。中小企业占全国企业总数九成以上,中小企业的发展影响整个国民经济,但在竞争激烈的市场中,大多数中小企业在规模、管理、业务发展上和大型企业相比,都存在着较大差距。

信息技术的发展,为中小企业同大企业在同一起跑线上竞争创造了有利条件。根据发改委中小企业司对IT/高科技、制造、交通、贸易、能源、服务等众多行业中小企业的调查报告,可以了解到,中小企业信息化现状比往年有所改善。近10多年来,中小企业信息化建设已形成一定规模,信息化基础设施建设有较大改善,变动幅度变缓,企业信息化的基础设施建设进入平稳发展阶段。

信息化建设4部分

中小企业信息化建设及实施通常包括4个部分。首先,建立企业管理信息系统,管理信息系统综合运用信息技术、计算机技术、互联网技术和管理决策技术等学科,对企业各种数据和信息进行集中和组织,使企业管理更加科学化、定量化,为企业提供决策支持,全面优化企业业务流程,对覆盖产品及服务等价值链的业务流程进行全面计划、组织、协调,对企业的基本业务实施过程管理,全面提升企业自身流程运作水平。

管理信息系统的优劣决定企业的管理效率和战略决策速度、精度,其包括企业基础数据管理、基本业务流程设计、业务事务处理管理、内部控制设计及实施控制过程管理、企业人员行为规范管理等。

其次,建立企业核心业务管理和应用系统,最典型的是采用企业资源计划管理系统(ERP),降低管理成本和提高运营效率,进行集成业务处理。另外,可以考虑企业间的合作,利用外部资源,进行供应链合作,使得业务效率最大化等。

再次,建立电子商务网站,随着信息技术的高速发展、全球化电子化时代到来,电子商务交易能够在网上完成产、供、销一体的全部业务流程,具有双向信息沟通、交易手段快捷灵活、打破时空限制、改变贸易形态等特点,给消费者提供更好的便利性和更多的选择,大大加速整个社会的商品流通,对人类的经济活动、工作方式、思维方式以及生活方式都产生根本性影响,给整个社会带来巨大经济效益,促进人类社会生产力的提高。同时,电子商务使得中小企业能够直接参与国际市场竞争。

最后,进行系统的企业信息化培训。企业全体员工在管理信息化的理念、文化和技术手段等方面的提高,有利于企业信息化建设有效推进,有利于企业经营战略和信息化战略顺利实施。

风险因素

根据我国中小企业的特点,企业信息化也存在一些风险因素。一是信息化总体规划及决策失误带来的风险。部分企业在信息化建设实施过程中缺乏整体、长远规划,战略能力不足,规划不明确,这是最大的风险因素。

有时信息化规划带有强烈行政色彩,没有充分调研和统筹规划,系统开发和信息化实施随意,造成许多信息孤岛,在此基础上的修补或集成,大大增加开发成本。管理体制、企业领导更迭,也常使整个信息化工作陷入困境。

二是信息化建设的认识风险。在信息化建设中,管理层重点关注投资用于基础设施和采购软件、硬件产品等,较少关注信息化建设中来自企业员工的观念与管理变化等方面的问题。中小企业对信息化的认识过于简单化、期望过高,是一项重要的潜在风险。

三是 IT人才缺乏引发企业信息化管理队伍的建设问题,中小企业所提供的待遇很难招到或留住IT高级人才,将引发信息化项目的支持风险,影响信息化建设实施的进程和效果。

四是管理层领导与组织能力不到位,统筹协调不力。对信息化项目的高风险重视不足,项目管理体系不成熟,资金预算和管理能力差,常对信息化建设实施造成困境。

五是信息化建设中软件开发的风险。管理信息系统的软件开发,通常有企业自主成立开发队伍和签约软件开发商两种方式。软件开发实施能力差及软件选型不当是信息化软件开发中最大的风险因素。另外,软件市场的恶性竞争使企业费钱费时,不能实现信息化目标。

防范措施

中小企业可从以下几方面防范信息化建设中潜在的风险。其一,充分重视管理信息系统的顶层设计,严格把关总体规划方案,将许多隐患消除在论证和规划阶段。企业信息化应以企业需求为导向,慎重考虑投入产出比,从企业经营战略、管理体制、人力资源和行业地位等方面,对企业进行全面自我诊断,找出本企业信息化建设的关键需求,科学合理地制定信息化建设目标,选择合适的路线实施计划。

其二,在信息化实施过程中,要对全体员工进行信息化培训,培养企业的信息化人才,通过信息化培训提高全体员工对信息化管理的认识,只有掌握先进的信息化理念和知识,才能顺利推进中小企业信息化进程、主动适应业务流程和管理手段的新变化。

企业信息化利用信息技术从软件、硬件、业务流程和管理等多个方面对企业生产、经营和管理进行变革,促进企业管理的创新,在信息化推进过程中会遇到管理观念、利益集团、企业文化等方面的冲击和阻力,对习惯于传统管理方式的领导和员工会有强烈冲击和反差。如果不主动接受、适应并调整,会出现管理混乱,效益低下,使企业信息化流于形式。中小企业要努力提高全体员工对企业信息化管理的认识,逐渐适应管理环境的新变化,使企业的经营和管理水平上一个台阶。

其三,配合企业信息化建设,建立和完善健全的管理制度并有效执行。企业管理制度的深刻变革和管理模式的改进是企业信息化建设的目的,企业管理制度的建立、改进、完善和实施是信息化管理模型设计、构建和优化的基础,健全的管理制度才是企业信息化管理系统有效运转的根本保证。

其四,企业信息化强调人员、管理和技术之间的有机结合,中小企业管理层应充分认识到人才资源是企业发展的最重要资源,敢于投入,引进一定数量的信息技术骨干人才,建立强有力的信息化管理团队。

信息化建设对于企业而言,风险与收益并存,企业只有在实施过程中不断学习和调整,发现其中隐含的风险,根据发现的问题对企业业务流程、管理手段、软件和硬件进行优化、改进,健全管理制度,发挥系统整体效益,才能实现信息化目标。

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